Design Organizational Structures er en trinn-for-steg-metodikk som identifiserer dysfunksjonelle aspekter ved arbeidsflyt, prosedyrer og systemer, justerer dem til gjeldende forretningsrealiteter og mål, og deretter utvikler planer for å implementere nye endringer. Prosessen er rettet mot å forbedre både de tekniske og personalmessige aspektene ved virksomheten.
For de fleste bedrifter resulterer designprosessen i en større forbedring i organisasjonen, resultater (lønnsomhet, kundeservice, intern drift) og ansatte som er myndige og engasjerte i virksomheten.
Kennemerket for designprosessen er en omfattende og helhetlig tilnærming til organisasjonsforbedring som påvirker alle aspekter av bedriftslivet, slik at du kan oppnå følgende fordeler når du utvikler riktig metodikk:
- Flott kundeservice.
- Øk lønnsomheten.
- Reduksjon i driftutgifter.
- Forbedret effektivitet og syklustid.
- En kultur med dedikerte og engasjerte medarbeidere.
- En klar strategi for å administrere og utvide virksomheten din.
Design refererer til integrasjon av mennesker med kjernevirksomhetsprosesser, teknologier og systemer. En godt utformet organisasjon sikrer at selskapets form er i samsvar med dets formål eller strategi, møter utfordringene knyttet til virksomhetens realiteter, og øker i stor grad sannsynligheten for at den kollektive innsatsen til mennesker vil lykkes.
Når bedrifter vokser og utfordringer i det ytre miljø blir mer komplekse, blir forretningsprosessene, strukturene og systemene som en gang fungerte barrierer for effektivitet, kundeservice, ansattes moral og økonomisk lønnsomhet.
Organisasjoner som ikke oppdaterer med jevne mellomrom lider av symptomer som:
- Ineffektiv arbeidsflyt uten verdiøkende sammenbrudd og trinn.
- Overanstrengelse ("vi har ikke tid til å gjøre det riktig, men vi har tid til å gjøre det igjen")
- Fragmentert arbeid med liten oppmerksomhet til det større gode.
- Mangel på kunnskap og kundeorientering.
- Mangel på ansvarlighet ("Det er ikke min jobb").
- Dekke og skyld i stedet for å identifisere og løse problemer.
- Forsinkelser i beslutningstaking.
- Folk har ikke informasjon eller myndighet til å løse problemer.
- Ledelsen, ikke frontlinjen, er ansvarlig for å løse problemer når ting går g alt.
- Det skal mye tilpå tide å gjøre noe.
- Systemer er dårlig definert eller forsterker feil oppførsel.
- Mistillit mellom arbeidere og ledelse.
Metoder brukt
Det er viktig å tenke på at ulike samhandlingssystemer er involvert. Selv om prosessen med å designe organisasjonsstrukturer kan tilpasses størrelsen, kompleksiteten og behovene til ethvert firma, er den ikke begrenset til de interne kravene til den øverste ledelsen. Hver løsningsvei utarbeides individuelt. Selve systemet er basert på følgende metoder, som vil bli listet opp nedenfor.
1. Charter for planleggingsprosessen
Som toppledere har dere kommet sammen for å diskutere nåværende forretningsresultater, bedriftens tilstand, miljøkrav og behovet for å gå i gang med en slik prosess. Hva er de neste handlingene? Du etablerer et charter for organisasjonsdesignprosessen. Den inkluderer "grunnen til endring", ønskede resultater, omfang, ressursallokering, timing, deltakelse, kommunikasjonsstrategi og andre parametere som vil lede prosjektet.
Fra tid til annen kan ledelsen gå gjennom enten en strategisk planleggingsprosess eller en teamutviklingsprosess før de starter et prosjektendringsinitiativ, avhengig av hvor tydelig de forstår strategien deres og hvor godt de jobber sammen som et team.
2. Ny policyutvikling
Ledergruppen (eller andre som er invitert til å delta i prosessen) ser fremover og utformer organisatoriskstrukturer som inkluderer anbefalinger for en "ideell fremtid". På dette nivået inkluderer trinnene i denne prosessen:
- Finn ut hovedprinsippet for organisering.
- Optimalisering av kjernevirksomhetsprosesser som resulterer i inntekter eller resultater for kunder.
- Dokumentasjon og standardisering av prosedyrer.
- Organisering av mennesker rundt kjerneprosesser. Fastsettelse av antall personell som kreves for hovedarbeidet.
- Definer oppgaver, funksjoner og ferdigheter. Hva er ytelsesberegningene for hver teamfunksjon? Hvordan blir de dømt og holdt ansvarlige?
- Identifiser utstyr, layout og bemanningsbehov for ulike team og avdelinger i hele organisasjonen.
- Definer støtteressurser (økonomi, salg, personell), oppdrag, personell og hvor de skal være plassert.
- Definer en styringsstruktur som gir strategisk, koordinerende og operasjonell støtte.
- Forbedre koordinerings- og utviklingssystemer (ansettelser, opplæring, avlønning, informasjonsdeling, målsetting).
På et tidspunkt blir designprosessen til overgangsplanlegging ettersom kritiske implementeringsdatoer er satt og spesifikke handlingsplaner opprettes for implementeringen av det nye prosjektet.
Og en sentral del av dette trinnet er å kommunisere fremgang til andre medlemmer av organisasjonen. Det er utviklet en kommunikasjonsplan som lærer folk om hva som skjer. Utdanning gir bevissthet og inkluderingav hver - til begynnelsen av forpliktelser.
3. Prosjektimplementering
Nå er oppgaven å bringe prosjektet ut i livet. Metoder for utforming av organisasjonsstrukturer bør alltid inkludere elementer av implementering. Uten dem vil ikke oppgaver kjøre. Folk er organisert i naturlige arbeidsgrupper som lærer den nye planen, teamferdigheter og dannelsen av initiativgrupper. Nye jobbroller utforskes og nye relasjoner etableres innenfor og utenfor enheten.
Utstyr og tekniske midler omorganiseres. Godtgjørelsessystemer, resultatforbedringssystemer, informasjonsutveksling, beslutnings- og styringssystemer er endret og justert. Noe av dette kan gjøres raskt. Noen selskaper kan kreve flere detaljer og implementeres over en lengre periode.
Retningslinjer
Organisatoriske designmetoder utfører ulike forretningsfunksjoner. De er designet for å tilfredsstille spesifikke motiver. Det må også tilstrebes å tilpasse organisasjonsstrukturen til endrede behov. Et godt system letter ikke bare kommunikasjonen, men gir også effektivitet i ulike segmenter. Derfor, når du utvikler, er det viktig å ta hensyn til prinsippene.
1. Oppmuntrende effektivitet
Å utforme organisasjonsstrukturen til en bedrift inkluderer noen positive elementer for ansatte. Som svar kan du få positiv respons fra ansatte. Hovedformålet med organisasjonsstrukturen er å effektivisere de ulike funksjonene. Systematisk arbeid vil ikke overlate noe til tilfeldighetene, og hver handling vil bli koordinert for å utføre den maksim alt.
Medlemmer av en organisasjon streber etter å maksimere produksjonen av varer og tjenester fra gitte ressurser. Det arbeides for en systematisk, rasjonell og koordinert innsats for å kontrollere ulike avfall og tap. Det er utviklet ulike organisasjonsmodeller for å sikre effektivitet i driften. De er fast bestemt på å nå målene sine.
2. Kommunikasjon
Å utforme organisasjonsstrukturen til en bedrift inkluderer øyeblikket for å skape kontakter i alle avdelinger. Kommunikasjon er det største problemet i enhver organisasjon. En god struktur gir en riktig kommunikasjonskanal mellom individer som jobber i en organisasjon. De etablerte rapporteringsrelasjonene, og hierarkiet til de som rapporterer, er også angitt i en god struktur. Det er behov for en horisontal, vertikal og sideveis kommunikasjonsprosess, og dette gjøres ved en godt planlagt struktur.
3. Optimal bruk av ressursene
Riktig allokering av ressurser hjelper også med optimal bruk. Å utforme organisasjonsstrukturen til organisasjonen tildeler en viktigere plass til aktivitetene for å oppnå felles mål. Arrangementer plasseres i henhold til deres betydning i systemet, og det gis hensiktsmessige anbefalinger for å allokere ressurser. Optimal aktivaallokering er avgjørende for forretningsvekst.
4. Arbeidsglede
Brautforming av organisasjonsstrukturen til en organisasjon sikrer at pliktene og ansvaret til de ulike personene som jobber i virksomheten er tydelig tildelt. Jobbene fordeles etter deres kunnskap, erfaring og spesialisering. Folk får en sjanse til å forklare arbeidet sitt. Når folk kan jobbe innenfor grenser, vil det være arbeidsglede.
5. Kreativ tenkning
Prinsippene for utforming av organisasjonsstrukturer kan inkludere elementet fritt planlegge og utføre arbeidet sitt. Det lar individet tenke og utvikle nye og bedre måter å utføre oppgavene på. Organisasjonsstrukturen prøver å plassere folk på de stedene de er best egnet. Mange mennesker har bidratt til utviklingen av ledertenkning gjennom sin kreativitet i en bestemt del av selskapet.
6. Enkel administrasjon
Prinsippene for utforming av organisasjonsstrukturer er også basert på optimalisering av denne prosessen. Det er mange som jobber i virksomheten. Deres funksjon bør defineres og ansvar tildeles i henhold til kravene til organisasjonen. En god struktur vil bidra til å etablere relasjoner mellom personer som jobber i ulike stillinger. Organisasjonssystemet er mekanismen som ledelsen leder, koordinerer og kontrollerer aktivitetene til ulike individer med.
En gjennomtenkt struktur vil hjelpe både ledelsen og driften av virksomheten. Det er garantert at ingen aktivitet blir stående uten tilsyn og arbeid fordeles inni henhold til evnene til personene som utfører det. Godt gjennomtenkte organisasjonsdesigntrinn er en stor hjelp til god ledelse. Vurder dem.
Designscener
Systemet som lages må oppfylle kravene til virksomheten. Dette skal sikre at arbeidsstyrken brukes optim alt og de ulike funksjonene skal utføres riktig. Harmoniske relasjoner mellom mennesker i ulike posisjoner er nødvendig. Konstruksjonsdesign er en viktig oppgave som må vurderes nøye. Nedenfor vil det bli listet opp hovedpunktene som en fullstendig planlegging er under utvikling.
Trinn 1: Definere aktiviteter
Handlingene som skal iverksettes for å nå bedriftens mål, må defineres. Det kreves også å definere funksjonene som må utføres for å nå ulike mål, og handlingene knyttet til disse funksjonene. Uten dette stadiet med å utforme organisasjonsstrukturen, vil ikke ledere kunne oppnå ønsket resultat.
Hovedaktivitetene er delt inn i en rekke undertyper av hver bransje. Ved definering av arter bør man huske på at ingen av dem har sluppet unna duplisering av aktiviteter, og de ulike funksjonene utføres på en koordinert måte.
Trinn 2: Gruppering av aktiviteter
Nært relaterte og lignende aktiviteter er gruppert for avdelinger og bransjer. Koordinering mellom aktiviteter kan bare oppnås gjennom riktig akkumulering. Grupperte visningeraktiviteter kan tildeles ulike stillinger. Å gi retninger til enkeltpersoner skaper autoritet og ansvar. Denne faktoren i utformingen av organisasjonsstrukturer lar deg øke betydningen av en bestemt ansatt. Myndighet er delegert til de lavere nivåene i ulike avdelinger og ansvar er etablert.
Trinn 3: Delegering av myndighet
Delegering er en administrativ prosess der folk gjør noe annerledes ved å gjøre dem ansvarlige. Når forskjellige jobber opprettes i en organisasjon, blir disse personene tildelt en jobb. For å få jobben gjort, trenger du autoritet. Myndigheter delegeres til ulike personer i henhold til ansvarsfordelingen. Den siste fasen av utformingen av den organisatoriske ledelsesstrukturen bør tydelig gjenspeile dette. I prosessen med oppgavetildeling skapes autoritet i organisasjonen, et system som bestemmer hvem som formelt skal samhandle med hvem.
Funksjoner ved et godt system
Å designe en organisasjonsstruktur antyder at den opprettede enheten må møte de ulike behovene og kravene til selskapet. Det bør huskes på at hvert selskap har sin egen unike form for ledelse. Hvis vi vurderer funksjonene som en helhet, oppsummert, vil de se slik ut.
1. Klar myndighet
Det grunnleggende om utforming av organisasjonsstyringsstrukturer begynner med opprettelsen av et grunnleggende hierarki. Det må være en klar myndighetslinje fra topp til bunn. Overføringen av myndighet bør utføres trinnvis og i samsvar med arten av det tildelte arbeidet. Alt iorganisasjoner må ha en fullstendig forståelse av arbeidet og myndigheten som er delegert til en bestemt person. I mangel av denne klarheten vil det oppstå forvirring, tvister og konflikter.
2. Tilstrekkelig delegering av myndighet
Oppgavene med å designe organisasjonsstrukturer inkluderer i tillegg en kompetent fordeling av ansvar. Delegering av myndighet må være i samsvar med etablert ansvar.
Hvis det ikke er nok strøm til å motta den tildelte oppgaven, vil ikke jobben bli fullført. Noen ganger tildeler ledere oppgaver til underordnede uten å gi dem riktig autoritet, noe som indikerer mangel på beslutningstaking fra deres side. Mangelfulle oppdrag vil skape problemer for underordnede fordi de kanskje ikke kan oppfylle det fastsatte kravet.
3. Færre ledelsesnivåer
Designelementer i en organisasjonsstruktur bør unngå komplekse mønstre. Så langt som mulig er det nødvendig å redusere, men innenfor rimelighetens grenser, nivåene på ledelsen. Jo større antall av disse nivåene, desto større forsinkelse i tilgangen. Det vil ta lengre tid å overføre avgjørelser fra topp til bunn.
Tilsvarende vil informasjon fra lavere nivåer ta lang tid å nå toppen. Antall ledelsesnivåer avhenger av virksomhetens art og omfang. Det kan ikke spesifiseres et spesifikt antall strukturer for hvert problem, men det bør tilstrebes å holde dem på et minimum. Denne optimaliseringen vil redusere kostnadenetid.
4. Kontrollområde
Prosessen med å utforme organisatoriske styringsstrukturer bør også inkludere tilsynsfunksjoner. Graden av tilsyn refererer til antall personer en leder kan føre direkte tilsyn. En person bør bare holde styr på antall underordnede han kan kommunisere direkte med.
Antallet personer som skal veiledes kan ikke fastsettes universelt fordi det vil avhenge av arbeidets art. Det må tilstrebes å holde en godt ledet gruppe under oppsyn, ellers vil det oppstå ineffektivitet og dårlig ytelse.
5. Enkelhet og fleksibilitet
Tilnærminger til å designe organisasjonsstrukturer bør ikke bli kompliserte. Du bør ikke legge til unødvendige nivåer av kontroll. En god struktur bør unngå tvetydighet og forvirring. Systemet må også være fleksibelt for å tilpasse seg endrede behov.
Utvidelse eller diversifisering kan forekomme, noe som vil kreve en omklassifisering av oppgaver og ansvar. Organisasjonsstrukturen skal kunne innlemme nye endringer uten å justere kjerneelementene. Dette vil tillate deg å ikke endre alle tidligere angitte bestemmelser.
Grunnleggende elementer
Organisasjonsdesignanalysen skal vise selskapets strategi for talentdistribusjon. Hvorvidt denne distribusjonen oppnår forretningsmålet, avhenger delvis av styrken til det generelle interne systemet. Organisasjonsdesign skaper arbeidsrelasjoner mellom mennesker, etablerer ansvarsgrenser ogbestemmer hvem som er ansvarlig overfor hvem.
Det er flere måter å strukturere et selskap på. De riktige prinsippene for utforming av organisasjonsstyringsstrukturer stammer fra bedriftens behov og ambisjoner. Basert på dette promoterer de de rette menneskene.
1. Strategi
Den beste tilnærmingen til organisasjonsdesign tar hensyn til selskapets strategiske planer. Slike aktiviteter følger imidlertid av selskapets visjon. Mission - årsaken til eksistensen av en virksomhet - dens formål.
Vision er selskapets høyeste prestasjon, gjennomføringen av oppgavene som er satt. All strategi forsøker å realisere visjonen, og organisasjonsstrukturen må støtte dette arbeidet. For eksempel kan et selskap som har besluttet å ekspandere til utenlandske markeder konsolidere seg i geografiske divisjoner. Endringer i strategi krever en oppdatert strukturell design
2. Miljøfaktorer
Forretningsmiljøet der ansatte arbeider kan ikke ignoreres av organisasjonsdesignere. Et uforutsigbart, raskt skiftende system krever fleksibilitet, tilpasningsevne og samarbeid mellom byråer.
I en slik situasjon vil utformingen av organisasjonsstrukturen til ledelsen av en bedrift av mekanisk type begrense de ansattes fingerferdighet og lydhørhet. I stedet kan utviklere bygge et organisk, horisont alt system som utjevner myndighetsnivåene og desentraliserer beslutningstaking. Samtidig tillater et stabilt miljø bruk av kontroller, veldefinerte oppgaver og sentralisert autoritet i en mekanistisk struktur.med sine vertikale nivåer av økende kraft.
3. Bedriftsstørrelse
Små bedrifter med få personer har ofte ulike roller, er uformelle og skriver ikke så mange regler. Siden selskapet oppstår organisk, vil det være feil å prøve å påtvinge det en formell, mekanistisk struktur. Utformingen av organisasjonsstrukturen og systemet i dette tilfellet bør ikke inkludere imperative og konservative elementer ved gjennomføring av interne aktiviteter.
Dette ville vært en ubrukelig handling. I tillegg kan unødvendig byråkrati forstyrre driften. Store organisasjoner trenger mer kontroll og tilsyn. En mekanistisk struktur skaper tydelig ansvarlighet og ansvarlighet og er derfor egnet for bedrifter med et stort antall ansatte.
4. Bedriftens alder
I begynnelsen av et selskaps liv gir dens lille størrelse organiske strukturelle kvaliteter som fremmer fleksibilitet og smidighet. Etter hvert som firmaet utvikler seg og ekspanderer, starter det:
- mekaniser ved å legge til regler, retningslinjer og prosedyrer;
- sett klart definerte mål;
- implementer omfattende interne kontrollsystemer og kommandokjeder.
Kort sagt, modenhet avler byråkrati. Jo eldre selskapet er, jo mer sannsynlig er det at det interne systemet blir uhåndterlig, og skaper en barriere for innovasjon, tilpasningsevne og raske reaksjoner. Organisasjonsdesignprosessen må ta hensyn til i hvilken grad den gamle bedriften trenger å omstille seg for å redusere sinmekanisert system. Ellers kan det oppstå alvorlige ledelses- og personalproblemer.
Strukturelle prosjekter
Strukturelle design har sine fordeler og ulemper, så designere må vurdere hvert trinn nøye. To vanlige temaer her er funksjonelle og divisjonelle inndelinger. Funksjonsstrukturen oppretter avdelinger i henhold til aktiviteter som produksjon, markedsføring og økonomi.
Klyngede aktiviteter øker effektiviteten, men kan skape barrierer mellom avdelingene. Divisjonsstrukturen grupperer folk i henhold til produkt, kunde eller geografisk plassering, og skaper effektivt små selskaper med sine egne markedsførings-, finans- og produksjonsevner. Dette holder avdelingene fokuserte og responsive, men dupliserer forretningsaktivitet mellom avdelinger og i selskapet som helhet.
Kontrolltypeskjema
Organisasjonsdiagrammet er en visuell representasjon av en formell type design. Planen viser strukturen i organisasjonen, relasjoner og relative stillingsnivåer i hver bransje. Det hjelper til med å organisere arbeidsplassen ved å skissere retningen for kontroll for underordnede.
Selv en liten enpersonsbedrift kan bruke et slags organisasjonskart for å se hvilke funksjoner som må utføres. Slik planlegging og visjon strukturerer arbeidet og bidrar til å realisere alle oppgavene og løse nye kommunikasjonsproblemer.problemer.
Organisasjonskart gir følgende fordeler:
- Kommuniser organisasjons-, service- og bedriftsinformasjon effektivt.
- Sett ledere i stand til å ta ressursbeslutninger, gi et grunnlag for endringsledelse og kommunisere driftsinformasjon i hele organisasjonen.
- Alt opp til virksomheten skal skje på en transparent og forutsigbar måte.
- Gir en rask erstatning for formelle virksomhetshierarkier.
- Forteller alle i organisasjonen hvem som er ansvarlig for hva og hvem som rapporterer til hvem.
Det er selvfølgelig noen få restriksjoner på organisasjonsdesign:
- De er statiske og lite fleksible, ofte foreldet når bedrifter endrer seg og går gjennom vekstfaser.
- De hjelper ikke til å forstå hva som egentlig foregår i en uformell organisasjon. Realiteten er at organisasjoner ofte er ganske kaotiske.
- De kan ikke takle endrede bedriftsgrenser på grunn av outsourcing, informasjonsteknologi, strategiske allianser og nettverksøkonomien.
I de tidlige stadiene kan en virksomhet bestemme seg for ikke å etablere en formell organisasjonsstruktur. Imidlertid må firmaet eksistere selv uten en klart definert plan for at utviklingsforløpet skal lykkes. De fleste små bedrifter finner organisasjonskart nyttige da de hjelper eieren eller lederen med å spore vekst og endring i alle bransjer og retninger.
Konklusjon
Denne designtilnærmingen fører til betydelige forbedringer i kvalitet, kundeservice,syklustid, redusert omsetning og fravær, økt produktivitet fra 25 til minst 50 %. Den gode nyheten er at planen kan brukes for nesten alle typer og størrelser virksomhet. Hvor lang tid det tar å fullføre designet varierer avhengig av bedriftens art, størrelse og ressurser. Store og komplekse prosjekter kan gjennomføres i løpet av dager. Små bedrifter krever mye mindre tid og ressurser.
