Å sikre effektiv drift av enhver virksomhet er forbundet med riktig organisering av dokumentflyten. Av ikke liten betydning er kontrollen med fristene for utførelse av dokumenter. Faktum er at både ordinære ansatte og avdelingsledere har ansvar for rettidig og riktig løsning av problemstillingene i dokumentene. Deretter vurderer du hva som er fristene for utførelse av dokumenter.
Generell informasjon
Fristene for utførelse av dokumenter er fastsatt ved forskrifter, vedtak eller organisasjons- og administrative papirer.
Tilgjengelighet av et informasjons- og referansesystem hos virksomheten gir et raskt søk etter registrerte dokumenter ved et hvilket som helst tegn. Spesielt under registrering legges de grunnleggende detaljene til dokumenter inn i databasen: innkommende/utgående numre, informasjon om avsender og adressat, forfallsdato osv.
klassifisering
Det er individuelle og standardvilkårutførelse av dokumenter. Sistnevnte er bestemt ved lov. Disse inkluderer spesielt fristene for å oppfylle instrukser fra regjeringen, ledere for utøvende føderale strukturer, parlamentariske undersøkelser, sivile ankesaker, resolusjoner/vedtak fra ledelsesorganer i kommersielle organisasjoner og så videre.
Individuelle frister for utførelse av dokumenter fastsettes som regel direkte i deres tekster eller i vedtak. Slike indikasjoner finnes spesielt i regulatoriske og administrative dokumenter, statistiske og andre rapporter.
Fristene for utførelse av dokumenter kan fastsettes av lederen muntlig.
Regulations
I bestemmelsene i denne forskriften varierer fristene for utførelse av dokumenter avhengig av typen.
For eksempel må instruksjoner merket "haster" utføres innen tre dager fra datoen for signering. Vær oppmerksom på at nedtellingen ikke starter fra datoen for mottak av papiret, men fra datoen for signering.
Hvis det er en indikasjon "umiddelbart", er det ikke avsatt mer enn 10 dager til utførelse av dokumentet.
Hvis ikke spesifisert, er utførelsesperioden for ordren ikke mer enn en måned.
Datoendringer
I praksis oppstår det ofte situasjoner der det av objektive grunner er umulig å gjennomføre et dokument i tide. I denne forbindelse må foretaket godkjenne prosedyren for å endre perioden for gjennomføring av visse handlinger. Det skal bemerkes at søkerreglene er nødvendige, hvis mulig, bare i unntakstilfeller.
Beslutningen om å endre fristen for utførelse av et dokument kan bare tas av den ansatte som opprinnelig satte det. Gjeldende forretningsregler definerer ikke minimums- og maksimumsgrenser for overføringer. Derfor må ledelsen i foretaket selvstendig etablere dem basert på kravene til rimelighet og gyldighet.
I henhold til de alminnelige regler som er vedtatt i praksis, tillates en økning av fristen med maksim alt 3 dager. I dette tilfellet bør initiativet komme fra den ansatte som ble betrodd oppgaven. Han bør begrunne og avtale endringen i fristen for utførelse av dokumentet med ledelsen.
Overføringsordre
Alle handlinger knyttet til endring av fristen for utførelse av et dokument må registreres i de relevante lovene.
Overføringen av perioden må være begrunnet. For å gjøre dette kan den interesserte komme med ett av følgende forslag:
- Om utsettelse av fristen med begrunnelse for årsakene til at dokumentet ikke kan utføres innen den angitte fristen.
- Om involvering av medbestyrere dersom personen ikke har nok myndighet til å gjennomføre ordren.
- Ved utnevnelse av andre utøvere.
Det skal sies at utøveren må handle raskt. Ikke kontakt ledelsen 2-3 dager før utløpet av fristen.
Kontrolloperasjoner
Overvåke overholdelse av tidsfristeroppgavene inkluderer:
- Fiksering under registrering av alle dokumenter og ordre fra selskapets ledelse.
- Sjekker levering av oppgaver til utøverne i tide.
- Påminnelse til ansatte og avdelingsledere om kommende frister eller deres utløp.
- Innføring i registreringsskjemaene informasjon om overføring av ordre fra en eksekutør til en annen, endre perioden som er tildelt for utførelse av oppgaver.
- Varsling til ledere om prosessen med utførelse av dokumenter.
- Legge inn informasjon om fullførte bestillinger i registreringsskjemaer, fjerne oppgaver fra kontroll.
- Utforming av analytiske referanser og rapporter om tidskontroll.
Nyances
Alle handlinger som krever utførelse og respons bør settes under kontroll. I forv altningspapirer er vedtak gjenstand for overvåking. Samtidig settes hvert element i dem (det vil si hver oppgave, oppgave) under kontroll.
Sekretæren for lederen må kontrollere utførelsen av lederens verbale ordre.
Automatisk overvåkingssystem
I den siste tiden har mange virksomheter brukt dataprogrammer og databaser i sitt arbeid. Automatiserte systemer forenkler aktivitetene til organisasjoner, sparer tid for ansatte.
Ved registrering av dokumenter utføres kontrollen automatisk ved utfylling av kolonnen "Forfallsdato". Samtidig på meg selvdokumentet kan stemples på dets aksept for kontroll. Dens tilstedeværelse er mer nødvendig for utøveren.
For å sikre løpende kontroll sjekker de ansvarlige ansatte daglig, vanligvis på begynnelsen av dagen, listen over dokumenter, hvis utførelsestid utløper den dagen. I virksomheter som bruker et internt e-postsystem, sendes advarsler om utløpsperioder til utøverens PC på en automatisert måte. Du kan også stille inn programvaren til å automatisk skrive ut de riktige papirene.
Fullføre langsiktige oppgaver
Kontroll av utførelse av dokumenter som inneholder komplekse instruksjoner utføres trinnvis. Det inkluderer gjeldende, forebyggende og oppfølgingsovervåking.
Den nåværende kontrollen er allerede diskutert ovenfor. Forebyggende overvåking utføres på dokumenter, fristen for disse vil utløpe om 2-3 dager. Følgelig har den ansatte fortsatt tid til å fullføre oppgaven.
Bestillingen er fjernet fra kontroll etter at den er utført. Det kan komme til uttrykk i å sammenstille og sende svar, motta dokumentert bekreftelse osv. Resultatet av utførelsen føres i registreringskortet. Den angir også henrettelsesdatoen, nummeret på saken som papiret er arkivert i.
Sistekontroll
Det tilbys som regel i store bedrifter. Den endelige overvåkingen utføres av ansatte med ansvar for å overvåke utførelsen av instrukser, eller sekretærer.
Vanligvis setter selskapet overvåkingsfrekvensen. Overvåking kan utføres hver måned, kvartal eller uke. Faktisk er den endelige kontrollen en vurdering av prestasjonsdisiplinen ved bedriften og i dens strukturelle divisjoner.
FZ № 229
En av formene for å beskytte undersåttenes interesser er rettslige prosesser. I praksis anses de vanligste kravene som ytringer med krav om erstatning for visse rettighetskrenkelser. Slike prosedyrer ender med tvangsfullbyrdelsessaker.
Etter ikrafttredelse av vedtak i saken får søkeren utstedt styringsdokumenter. Fristen for å oppfylle kravene til dem fastsettes av de ansatte i FSSP (namsmenn).
I del 1 30 i artikkel FZ nr. 229 er det fastsatt at grunnlaget for å innlede sak er det eksekutive dokumentet og saksøkerens erklæring. Disse papirene presenteres på stedet for anvendelse av tvangsmidler fastsatt ved lov, bestemt i samsvar med bestemmelsene i art. 33 i nevnte normative lov.
Fristen for å levere et dokument til utførelse er 3 dager fra innleveringsdatoen til FSSP-avdelingen. En IL (eksekutivordre) som inneholder et krav om tilbakelevering av et barn som er ulovlig overført eller holdt i Den russiske føderasjonen, for utøvelse av tilgangsrett i forhold til ham i samsvar med en internasjonal traktat, samt en forespørsel om hans ransaking, oversendes namsmannen senest neste dag etter inntreden i FSSP
Innledning av saksbehandling eller avslag på å gjøre detutstedt ved dekret. Den utstedes innen 3 dager fra datoen for mottak av materiell av namsmannen.
Dersom IL må utføres umiddelbart, etter at det er akseptert i FSSP-enheten, overføres det til en ansatt hvis myndighet strekker seg til utførelsesstedet. Hvis det er fraværende, mottar en annen namsmann materialet. I dette tilfellet må beslutningen om å åpne produksjonen eller å nekte den tas senest én dag etter inntreden i Tjenesten.
Dersom tvangsfullbyrdelsen kom inn i FSSP for første gang, fastsetter namsmannen fristen for frivillig fullbyrdelse av tvangsfullbyrdelsen. Den relevante perioden er angitt i vedtaket om innledning av sak. Namsmannen plikter samtidig å varsle skyldner om muligheten for å anvende tvangsmidler etter utløpet av fristen for frivillig gjennomføring. Skyldneren blir også varslet om at han vil bli belastet kostnadene ved å utføre handlingene fastsatt i artikkel 112 og 116 i føderal lov nr. 229, samt et resultathonorar.
Begrepet for frivillig gjennomføring av det utøvende dokumentet, i samsvar med del 12 i art. 30 er lik fem dager. Beregningen starter fra datoen for mottak av debitor av vedtaket. Ved unndragelse fra å oppfylle kravene, varsles den pliktige om oppstart av tvangsfullbyrdelsesprosessen. Lovverket åpner for for eksempel tiltak som beslagleggelse av eiendom med påfølgende salg.
