Kommunikasjon er avgjørende for suksessen til enhver organisasjon. Dette er et slags "sirkulasjonssystem" for enhver bedrift. Vellykkede ledere, toppledere og kompetente fagfolk har oppnådd suksess hovedsakelig på grunn av kommunikasjonsevner. Hvordan styrke og samtidig utvikle mellommenneskelig, gruppe- og organisasjonskommunikasjon vil bli beskrevet i detalj i artikkelen vår.
Kommunikasjonsprosess – hva er det?
Kommunikasjon er en prosedyre for utveksling av informasjon, på grunnlag av hvilken lederen innhenter den informasjonen som er nødvendig for å ta effektive beslutninger, og også bringer beslutningene som er tatt til de ansatte i virksomheten. Ved dårlig kommunikasjonsytelse kan beslutninger vise seg å være feilaktige. Folk vil ikke forstå godt hva myndighetene krever av dem, og dette er fylt med sammenbrudd i mellommenneskelige forhold. Effektiviteten til kommunikasjonsprosesser bestemmes ofte avkvaliteten på beslutninger og hvordan de vil bli implementert i fremtiden.
Informasjon spiller en spesiell rolle i implementeringen av mellommenneskelig og organisatorisk kommunikasjon. Dette er resultatet av kommunikasjon, den ytre manifestasjonen av den kommunikative prosedyren. Informasjon opptar en spesiell plass i den verbale oppførselen til en person. Det går fra et emne til et annet. Samtidig kan enkeltpersoner, grupper eller hele organisasjoner fungere som subjekter her.
Kommunikasjon kan gjøres ved å formidle ideer, meninger, ferdigheter, fakta, oppfatninger eller sensasjoner. Det krever å få ønsket respons som svar. Samtidig bør det tas i betraktning at systemet for organisasjonskommunikasjon og informasjon er forskjellige fenomener, selv om de er sammenkoblet. Kommunikasjon er altså ikke bare det som overføres, men også hvordan dette «noe» overføres. Informasjon er bare en integrert del av kommunikasjonsprosessen.
Organisasjonskommunikasjonssystem
Kommunikasjon er en prosess der to eller flere personer utveksler bestemt informasjon. Hovedmålet med organisasjonskommunikasjon er å oppnå en forståelse av informasjonen som skal utveksles. Tross alt garanterer ikke selve utvekslingen suksessen til den implementerte prosedyren.
Det organisatoriske kommunikasjonssystemet består av flere emner:
- avsender - en person som genererer en idé eller velger informasjon for overføring;
- kanal - et middel for å overføre et sett med informasjon;
- mottaker - personen som mottar informasjonen og tolker den;
- meldinger - direkte informasjon kodet i en serie med spesifikke tegn.
Avsender og mottaker er de to hovedenhetene. I løpet av kommunikasjonsprosessen går de gjennom flere sammenhengende stadier. Deres oppgave er å komponere et budskap og bruke en kanal til å overføre det på en slik måte at begge parter tolker den opprinnelige ideen på samme måte. Dette er en ganske vanskelig oppgave, siden hvert ytterligere trinn kan forvrenge meningen med ideen.
De fire stadiene av mellommenneskelig og organisatorisk kommunikasjon ser slik ut:
- generering av en idé;
- koding og valg av ønsket informasjonsoverføringskanal;
- overføring av informasjon;
- dekoding.
Litt mer om hvert trinn.
kommunikasjonselementer
Ofte kan kommunikasjonsprosedyren ta bare et par sekunder, og derfor er det ganske vanskelig å skille ut noen spesifikke stadier i den. Likevel identifiserte og analyserte sosiologer fire hovedstadier i kommunikasjonsprosessen.
Det første trinnet kalles idégenerering. Organisasjonskommunikasjon er en prosedyre som begynner med formuleringen av bestemt informasjon. Avsender løser problemet ved å levere en melding. Ofte mislykkes slike forsøk allerede i første fase, da avsenderen ikke bruker nok tid på å tenke på ideen.
Mange eksperter understreker viktigheten, selv den dominerendeverdien av det første trinnet. "Ikke begynn å snakke før du begynner å tenke," sa Jefferson Davis, en helt fra den amerikanske borgerkrigen, en gang. Du bør alltid tenke på ideen du ønsker å formidle til mottakeren. Du må være sikker på relevansen og tilstrekkeligheten til denne ideen, samt den spesifikke situasjonen og formålet.
Det andre trinnet kalles koding og kanalvalg. Organisasjonskulturen for kommunikasjon krever omformulering av ideen som avsenderen ønsker å formidle til bestemte symboler. Det kan være ord, gester, intonasjoner eller noe annet. Det er kodingen som gjør en idé til en fullstendig melding.
For å formidle ideen godt, må avsender velge en kanal som er kompatibel med den type tegn som brukes til koding. De mest kjente er tale, skrift og ulike typer elektroniske medier: videoopptak, e-post, datamaskiner osv. Overføring av materiale er ikke mulig dersom kanalen ikke er egnet for den fysiske formen til de valgte karakterene. Det bør også bemerkes at effektiviteten til kommunikasjonsprosesser kan reduseres dersom kanalen ikke samsvarer med ideen utviklet i første fase.
Det tredje trinnet i prosedyren for mellommenneskelig, gruppe- eller organisasjonskommunikasjon er direkte overføring av informasjon. Avsenderen bruker kanalen til å levere meldingen – den kodede ideen overføres fysisk.
Til slutt kalles det siste trinnet dekoding. Mottakeren oversetter de mottatte tegnene som er komponert av avsenderen tilegne tanker. Fullføring av kommunikasjon er forbundet med formuleringen av ideen av de to emnene i prosessen.
Typer kommunikasjon
Organisasjonskommunikasjon er en bred og svært omfangsrik prosess som inneholder mange ulike elementer. I henhold til den vanligste klassifiseringen er den kommunikative prosedyren delt inn i intern og ekstern. Den eksterne prosessen er samspillet mellom organisasjonen og det ytre miljø. Dessuten påvirker eksterne faktorer i stor grad aktivitetene til organisasjonen.
Bedrifter bruker en rekke måter å kommunisere med komponentene i deres eksterne miljø. Eksisterende potensielle forbrukere mottar nødvendig informasjon gjennom reklame eller andre måter å markedsføre varer på. Av største betydning her er et visst bilde som utgjør organisasjonsbildet.
Den andre typen kommunikasjon kalles intern. Dette er intraorganisatoriske koblinger mellom ulike nivåer og avdelinger. De kan være formelle eller uformelle.
Formelle kommunikasjonskoblinger er fenomener som bestemmes av virksomhetens organisasjonsstruktur, forholdet mellom ledelsesnivåer og funksjonelle enheter. Uformell kommunikasjon er den såk alte «ryktekanalen». Rykter anses ikke alltid for å være unøyaktig informasjon. Studier viser at mer enn 80 % av organisasjonsryktene har en veldig reell og velbegrunnet begivenhetsbase.
Organisasjonskommunikasjon er det bredeste systemet av uformelle kanaler. Dette kan inkludere følgende typer informasjon:
- endrer organisasjonsstrukturen;
- kommende kampanjer og overføringer;
- detaljer om organisatoriske tvister;
- kommende produksjonskutt;
- uformelle møter osv.
I følge en annen klassifisering er strukturen i organisasjonskommunikasjon dannet av nivåer. Så prosessene for informasjonsoverføring kan implementeres vertik alt - det vil si at de kan være synkende og stigende. Den synkende gruppen av informasjonsprosesser er overføring av informasjon fra et høyere nivå til et lavere - for eksempel når en ansatt blir spurt om oppgaver, prioriteringer, ønskede resultater osv. Kommunikasjon oppover i form av forslag, rapporter, forklarende notater osv.
Du bør også synliggjøre kommunikasjonsprosessene mellom avdelinger, mellom arbeidsgruppen og myndigheter, tillitsvalgte og ledelse osv.
Typer kommunikasjonsbarrierer
Effektiviteten til en organisasjonskultur for kommunikasjon kan reduseres merkbart på grunn av såk alte barrierer – mellommenneskelige barrierer. På systemnivå er de delt inn i flere typer.
Den første barrieren kan skyldes perseptuelle forhold. Jobben til en leder eller en hvilken som helst annen representant for den styrende strukturen er å forstå essensen av persepsjon, å bestemme «virkelighet for individet». Det er kjent at mennesker reagerer ikke på virkelige fenomener i miljøet, men påmåter å oppfatte disse fenomenene på. Ved å forstå faktorene som påvirker persepsjonen, kan mange barrierer overvinnes.
Det vanligste eksemplet på en perseptuell barriere er konflikten mellom aktivitetsfeltene til mottakeren og avsenderen. Den samme informasjonen kan tolkes på forskjellige måter avhengig av deres erfaring. Folk kan motta informasjon selektivt, med hensyn til deres interesser, synspunkter, krav og følelsesmessige tilstand.
Den neste organisatoriske kommunikasjonsbarrieren kalles semantisk. Semantikk er vitenskapen om å bruke ord og gi dem mening. Ofte fører visse ord til misforståelser, da de kan endre betydningen avhengig av konteksten.
Ikke-verbale barrierer er den tredje gruppen kommunikasjonsbarrierer. Vi snakker om alle tegn bortsett fra ord. Dette er et smil, et anspent ansikt, rynkede bryn, øyekontakt og mer. Spesielt viktig her er intonasjonen – hvordan nøyaktig ordene uttales. En og samme frase kan gis en annen karakter, en ulik følelsesmessig konnotasjon.
Ineffektiv tilbakemelding er den fjerde problematiske faktoren i organisasjonskommunikasjon. Alle vet verdien av i det minste noen reaksjon på den sendte meldingen. Ellers vil en av partene anse kommunikasjonen som mislykket.
Problemløsning i det organisatoriske kommunikasjonssystemet
For tiden er det utviklet flere strategier for åeffektivt overvinne kommunikasjonsbarrierer og forbedre effektiviteten av kommunikasjonen på nivå med organisasjonsansatte.
For det første bør ledelsen i bedriften være oppmerksom på utviklingen av kommunikasjonsferdighetene til sine ansatte. Den mest populære metoden for interaksjon mellom fag er aktiv lytting. Meningen med denne teknikken ligger i lytterens evne til å hjelpe foredragsholderen å si nøyaktig hva han hadde til hensikt å formidle i utgangspunktet. Det er flere prinsipper for aktiv lytting:
- still spørsmål, men ikke avbryt høyttaleren;
- disponer samtalepartneren til deg, skap en vennlig og varm atmosfære;
- vær tålmodig og unngå konflikter i læringsfasen;
- vis sympati og interesse for samtalepartneren;
- prøv å nøytralisere distraksjoner, unngå forstyrrelser utenfra.
For det andre må sjefer avklare sine egne ønsker og ideer før de sender dem videre. Det er nødvendig å regelmessig tenke og analysere problemstillinger og problemer som må gjøres til gjenstand for overføring.
Effektiv organisasjonskommunikasjon kan oppnås gjennom bruk av teknikker som å gi tilbakemelding, "se fra utsiden", mottakelighet for potensielle problemer osv.
Mellompersonlig kommunikasjon
Enhver form for organisasjonskommunikasjon vil kun anses som vellykket hvis hovedelementene viser seg å være kvalitativt utformet -fenomener med mellommenneskelig kommunikasjon. Hvordan utforme kommunikasjon mellom to eller flere fag på riktig måte? For å komme i gang er det noen prinsipper du må huske på:
- ugjenkallelig ødeleggelse av det som ble sagt eller sendt;
- tilbakemelding som en uunnværlig betingelse for kommunikasjonsprosessen;
- ugjenkallelig og uunngåelig mellommenneskelig kommunikasjon i samfunnet.
Det er tre hovedformer for kommunikasjon. Dette er en velkjent dialog, monolog og polylog. Det er sistnevnte form som spiller en spesiell rolle i å bygge en organisasjonsform for kommunikasjon.
Måter å optimalisere kommunikasjonsprosesser
Vær spesielt oppmerksom på tilbakemeldinger. Det er et viktig element i organisasjonskommunikasjon. Rollen til denne komponenten kan ikke undervurderes. Det er responsen som gjør kommunikasjonsprosessen til den mest kvalitative og effektive.
Husk at tilbakemeldinger bør være rettidig og tydelig strukturert. Den bør inneholde en omskrevet originalmelding og en rekke oppklarende spørsmål. Det er uønsket å evaluere den opprinnelige meldingen – både negativ og positiv.
Den vanligste og mest pålitelige måten å få tilbakemelding på er å stille spørsmål. Oftest er de nødvendig for å sammenligne den innkommende meldingen med det mottakeren opprinnelig ønsket å høre. Det samme gjelder avsenderen: han kan stille tilleggsspørsmål til mottakeren for å sammenligne det sendte materialet med det som opprinnelig skulle være formulert.
Foreffektiv styring av organisasjonskommunikasjon, er det nødvendig å prøve å utvikle ansattes tekniske kommunikasjonsevner – nemlig å skrive notater, bruke faks, e-post osv.
Ledelsessystemer og en kommunikasjonskultur må være tydelig etablert. Moderne organisasjoner kan bruke "hot lines" av en bedriftstype - når ansatte kan bruke informasjonsutveksling når som helst, stille oppklarende spørsmål, uttrykke sine tanker og verdivurderinger, organisere felles piknik, utflukter osv. Alt dette er uformelle eksempler på organisasjonskommunikasjon.
Så, det er ganske mange måter å forbedre effektiviteten til organisasjonskommunikasjon på. Samtidig er ett spørsmål fortsatt relevant: hvorfor er datautveksling og kommunikasjonsprosedyrer nødvendige i det hele tatt? Hvilken betydning har de og hvilken betydning har de? La oss prøve å finne ut av det videre.
Betydningen av kommunikasjon i organisasjonsprosessen
Den moderne perioden i utviklingen av kommunikasjonsprosesser tillater oss å vurdere dette fenomenet som et produkt bestemt av behovene til sosial produksjon. Tradisjonelle faktorer som arbeidskraft, land og kapital vil bare fungere hvis datautveksling og kommunikasjonsprosedyrer brukes effektivt.
Kommunikasjon forstås som et system for informasjonsoverføring og respons. Dette er utveksling av kunnskap, åndsverk, ulike typer informasjon osv. Prosedyren for spesialisering av ledelseskommunikasjonsaktiviteter er fremhevet ien spesiell type profesjonell tjeneste, hvis formål er effektiv dannelse og kompetent utvikling av alle typer organisasjonskapital. Dette målet kan bare oppnås ved bruk av spesielle teknologier, verktøy, metoder og mekanismer for overføring av informasjon.
Det er kjent at uten kommunikasjon er det ingen kommunikasjon, og uten kommunikasjon kan det ikke være snakk om eksistensen av noen gruppe. Kommunikasjon er dermed en avgjørende betingelse for utviklingen av gruppen og dens liv.
All kommunikasjon kan deles inn i to grupper: formell og uformell. Den første gruppen inkluderer elementer av den foreskrevne typen, det vil si de som finner sted i kontrollprosessen. Uformelle typer kommunikasjon har en mindre andel. De oppstår spontant og blir oftest ikke diskutert. Samtidig er hver ansatt klar over at de eksisterer.
En leder eller annen leder må beherske kommunikasjonsmidlene godt. Hans ansvar inkluderer riktig bruk av de mottatte verktøyene i kommunikasjonsprosessen, overvinne barrierer og barrierer.
Den organisatoriske atferden til kommunikasjon er å formidle informasjon til ledere og beslutninger til utøvere. Uten kommunikasjonsprosesser er det umulig å bygge en organisasjon, i tillegg til å sikre koordinering av menneskelig aktivitet.
Dermed hjelper informasjonsoverføringsprosedyren i alt: den lar deg gi en forbindelse mellom en bestemt organisasjon og det eksterne miljøet, for å organiseresamhandling mellom alle ledelsesfunksjoner og konsistens i beslutninger som tas.
Typer kommunikasjonsnettverk
Når vi snakker om systemet for organisasjonskommunikasjon, er det nødvendig å skille ut konseptet med et kommunikasjonsnettverk. To organisasjonsenheter forbundet med en linje kalles en kanal. På tidspunktet for informasjonsoverføring kan en kanal koble sammen to eller flere organisasjonsenheter. Dette er hvordan et informasjonsnettverk dannes - en ganske vanlig foreteelse for enhver organisasjon.
Nettverk er åpne og lukkede. Åpne har ingen hindringer for informasjonsflyten gjennom de tilgjengelige kanalene. Dette er for eksempel en "kjede" - en lineær forbindelse for overføring av informasjon. «Chain» er effektiv for repeterende, rutinemessige operasjoner, men er dårlig egnet til å jobbe under stadig skiftende forhold. Et lignende opplegg er "Wheel". All informasjon vil før eller siden gå til den ansatte som har en sentral stilling.
Lukket nettverk er begrenset i hvordan informasjon spres. De brukes av organisasjoner som holder på forretningshemmeligheter.
