I ulike aktivitetsområder for enkeltpersoner og juridiske personer, brukes dokumentklassifiseringssystemet som er godkjent i den russiske føderasjonens territorium. Sammenstilling, lagring, sirkulasjon og bruk av papirer utføres av en slik disiplin som kontorarbeid. I denne artikkelen vil vi studere alle aspektene. Vurder konseptet og klassifiseringen av dokumenter, deres funksjonalitet og andre aspekter ved problemet.
Kontorarbeid: generelle bestemmelser
Til å begynne med bør det bemerkes at dokumentasjonsstøtte er et spesielt aktivitetsområde, som består i design, dannelse, lagring og behandling av papirer. Det er på hvordan dokumentet ser ut og informasjonen i det, hvordan organiseringen av arbeidet med det gjennomføres, at aktualiteten og riktigheten av å ta en eller annen ledelsesbeslutning, som er av en viss grad av betydning, i stor grad avhenger. Papirer tar hensyn til og reflekterer virksomheten til bedrifter, selskaper, firmaer. I denne sammenhengenjournalføring fungerer som en forskrift av loven. I prosessen med revisjoner er først og fremst de dokumentene som registrerer selskapets aktiviteter gjenstand for revisjon.
lovgivningsmessig rammeverk
Før du analyserer dokumenttypene og deres klassifisering, er det lurt å gjøre deg kjent med lovverket. Dermed etablerer den føderale loven, som regulerer informasjon og beskyttelsen av den, plikten til å dokumentere informasjon og definerer en rekke grunnleggende innstillinger. Den navngitte normative handlingen er også ment å regulere relasjoner som oppstår ved utvikling og påfølgende bruk av informasjonsteknologi. Det skal bemerkes at den obligatoriske dokumentasjonen er etablert av andre lover. Spesielt bestemmer den russiske føderasjonens sivilkode det juridiske rammeverket for aktiviteter og den tilsvarende prosedyren for kontorarbeid. Den russiske føderasjonens skattekode etablerer standard skattepapirer, som også utgjør en av klassifiseringene av dokumenter. Gjennom dem gis det regnskap for det kommersielle arbeidet til enkeltpersoner og organisasjoner, samt rettidigheten av fradrag av skattebetalinger og avgifter til statsbudsjettet.
I tillegg til dette definerer gjeldende lov eksempler på papirer. Dermed gir den russiske føderasjonens sivilkode krav til innholdet og sammensetningen av konstituerende kontrakter, avtaler, charter og så videre. Forskriften fastsetter formene for de dokumentene som skal sendes med de ulike metodene som brukes i dag.
Klassifisering av RF-dokumenter
Det er verdt å merke seg at det administrative systemet for kontorarbeid i Den russiske føderasjonen inkluderer en klassifisering av flere nivåer. Det er tilrådelig å vurdere det mer detaljert. Hovedklassifiseringen av dokumenter forutsetter tilstedeværelsen av følgende komponenter:
- Organisatoriske og administrative papirer. Det er tilrådelig å inkludere her beslutninger, protokoller, instruksjoner, charter, ordrer, bestemmelser.
- Referanse- og informasjonspapirer som inngår i klassifiseringen av dokumenter av generell karakter. Vi snakker om attester, notater, lover, telegrammer, brev og så videre.
- I følge personell. Det er viktig å merke seg at denne klassifiseringen av dokumenter inkluderer erklæringer, arbeidsbøker, karakteristikker, kontrakter, bestillinger osv.
Det er vanlig å skille ut slike former for dokumenter som individuelle, maler og standarder. De presenterte prøvene utgjør klassifiseringen av dokumenter etter formål.
Andre typer dokumenter
Det er verdt å vite at dokumenter kan være enkle eller komplekse i innhold. Klassifiseringen av regnskapsdokumenter på akseptstedet innebærer tilstedeværelsen av eksterne og interne papirer. Etter opprinnelse å dømme skiller de mellom personlige og offisielle dokumenter. I henhold til holdbarheten er det vanlig å klassifisere verdipapirer i permanente, samt mer eller mindre enn 10 år. I samsvar med tegn på publisitet er det vedtatt en spesiell klassifisering av reguleringsdokumenter, noe som antyder tilstedeværelsen av hemmelige og ikke-hemmelige papirer. Det skal legges til at den første gruppen inkluderer konfidensiell og fullstendighemmelige dokumenter. I henhold til opptaksmetoden er det vanlig å skille mellom lyd, håndskrevet, elektronisk, grafisk, fotografisk og filmmateriale og så videre. Den siste grupperingen kalles også klassifisering av dokumenter etter funksjoner.
Hastende og ikke-haster dokumenter
Verdipapirer kan klassifiseres i haster og ikke-haster. I henhold til stadiene er det vanlig å skille utkast, utdrag, originaler (med andre ord originaler), så vel som kopier. Dokumenter av statlig karakter inngår i en egen kategori. I samsvar med gjeldende lovgivning utsteder autoriserte strukturer instrukser, ordrer, instruksjoner, ordrer, resolusjoner, dekreter og vedtak.
Primærdokumentasjon
Det er tilrådelig å vurdere en ganske omfangsrik kategori av primærdokumenter separat. Dette inkluderer papirer med bakgrunnsinformasjon innhentet i prosessen med forskning, utvikling, observasjon og andre sosiale aktiviteter. Det skal bemerkes at den primære dokumentasjonen i regnskapsavdelingen dannes under gjennomføringen av operasjoner av økonomisk betydning. Det fungerer som bevis eller bevis på visse fakta som allerede er realisert. Gruppen av kildepapirer inkluderer for eksempel attester, handlinger, fakturaer, warrants og så videre. For de fleste av dem er spesielle enhetlige skjemaer godkjent. For eksempel er det til dags dato etablert spesielle former for dokumenter for regnskapsføring av handelsoperasjoner, anleggsmidler, kontantoppgjør og arbeidskraft.
Dokumentdetaljer
Hvis det ikke finnes et enhetlig skjema for et bestemt papir, dannes det et internt skjema i selskapet. I alle fall må visse detaljer være tilstede der:
- Dokumentnavn.
- Dato for kompilering.
- Organisasjonsnavn.
- Kjernen i driften av økonomisk betydning.
- Måleenheter.
- Liste over ansatte som opptrer som ansvarlige.
- Personlige signaturer fra autoriserte ansatte.
Internt kontorarbeid
I henhold til instrukser fra ledelsen av strukturen og etter initiativ fra lederne for uavhengige avdelinger er utvikling av ulike bestemmelser aktuelt. Denne grupperingen av papirer inkluderer standard og individuelle handlinger. Det skal bemerkes at innholdet i sistnevnte først og fremst relaterer seg til ledelsesenheter, avdelinger, verksteder som er en del av organisasjonsstrukturen til selskapet. Typisk dokumentasjon gjelder som regel hovedproduksjonens verksteder.
Du må vite at utkastet til forskrift er laget av entreprenøren, og deretter avtales det med juridisk avdeling i selskapet. Dersom det oppstår innsigelser eller merknader, opplyses de på eget papir eller på annen kopi av gjeldende. Nøkkelhandlingen av administrativ karakter ved virksomheten er ordre fra direktøren. Ved hjelp av dette dokumentet kan prosedyren for strukturens aktivitet, beslutninger og instrukser, ulike typer hendelser, resultater av arbeid eller resultater av revisjoner utarbeides.
Rapport, forklarende og servicenotat
Et notat er et dokument som angir et bestemt faktum eller problem, konklusjon eller forslag. Det er verdt å vite at det kan sendes til ledelsen i organisasjonen eller en høyere struktur. Et notat skal forstås som en type brev, en av formene for den interne typen korrespondanse i et selskap. Som regel sendes det fra strukturelle divisjoner til absolutt enhver adressat av selskapet. Unntaket her er direkte veiledning. Det må tas i betraktning at et notat også kan sendes av en bestemt bedriftsfunksjonær. Det navngitte dokumentet kan defineres som informativt, proaktivt eller rapporterende.
Et forklarende notat bør betraktes som et papir som fungerer som en forklaring på innholdet i visse bestemmelser i hovedloven (program, rapport, plan). I tillegg kan hun forklare årsakene til manglende oppfyllelse av instrukser fra ledelsen eller brudd på disiplin.
Instruksjoner
Instruksjoner er for øyeblikket klassifisert i to grupper. Dokumenter som er inkludert i den første kategorien regulerer prosedyren for å utføre en bestemt prosess i en bedrift, der tjenestemenn, divisjoner og så videre deltar. Det skal bemerkes at det er stillingsbeskrivelsene (den andre gruppen) som bestemmer rettigheter, plikter, ansvar og funksjonalitet til spesifikke ansatte. Disse papirene kan tjene som en forklaring på prosedyren som instruksjonene til ordre og lover (dekreter, ordre, etc.) skal følge etter. Det skal legges til at stillingsbeskrivelserkan være av fast eller permanent varighet. Men evigvarende verdipapirer gjennomgås og gjennomgås hvert 3.–5. år uansett.
Konklusjon
Så vi har vurdert konseptet, de viktigste klassifiseringene av verdipapirer og andre aspekter ved emnet. Avslutningsvis bør det bemerkes at i dag er kontorarbeid på territoriet til den russiske føderasjonen en ganske utviklet kategori. På det nåværende stadiet av menneskelivet inkluderer denne aktiviteten å sikre kompetent og rettidig utforming av nødvendige dokumenter, samt organisere arbeid med handlinger (nemlig å motta, overføre, behandle, forberede, kontrollere, lagre, registrere, systematisere, forberede arkivering og ødeleggelse). Reguleringen av kontorteknologi gjennomføres i henhold til en rekke områder. Det anbefales å inkludere standardisering, lovregulering, samt utforming av juridiske og regulatoriske og metodiske handlinger av nasjonal betydning.
På en eller annen måte krever organisasjonen og påfølgende journalføring obligatorisk tilstedeværelse av spesielle ferdigheter og faglig kunnskap. Så, for implementering av dette arbeidet i bedrifter, opprettes passende avdelinger eller tjenester. Det er verdt å merke seg at i små firmaer er sekretærer engasjert i kontorarbeid, og ansatte autorisert av lederen er ansvarlige for tilstanden til bedriftens dokumenter. Uansett må hver gruppering av dokumenter ha sin plass. Vanligvis er de lagret i spesielle brannsikre skap. OgTil slutt kan ansatte bli utsatt for disiplinærtiltak for feilaktig journalføring. Dette bør huskes når du bruker kunnskap i praksis.
