Artikkelen gir forklaringer på begreper som innkommende og utgående dokumentasjon, dokumentflyt og dens struktur, dokumentflyt, dens modus og syklisitet, intern og ekstern dokumentasjon. Det er gitt måter å fremheve nødvendig informasjon og lagring i aktuelle saker og arkiver under kontorarbeid.
Typer dokumentflyt
I denne informasjonens tidsalder er det umulig å forestille seg driften av noen struktur for produksjon, forbruk, regulering eller distribusjon uten dokumentasjon. Arbeid med dokumentasjon i dagens informasjonspapir og elektroniske boom blir stadig mer komplekst. Informasjonsbærerne endrer seg, menneskene som behandler den endrer seg, rettsfeltet for bruk av informasjon endres. Konseptet og strukturen til dokumentflyten kan også endres.
Dokument som en enhet for dokumentflyt
Et dokument er informasjon registrert i form av et hvilket som helst materiell objekt. Et dokument kan være et bilde, video, lydopptak, for ikke å nevnepapirmedier og filer. Men et dokument blir et dokument bare hvis det har en rekke nødvendige krav. Disse kravene kalles detaljer og er obligatoriske funksjoner fastsatt ved lov eller forskrifter for visse typer dokumenter. For registrering av organisatoriske og administrative dokumenter, for eksempel, er det GOST R 7.0.97-2016. En av de viktigste detaljene er datoen for dokumentet (noen ganger til og med klokkeslettet).
Hva er dokumentflyt
Dokumentflyt er flytting av dokumenter mellom informasjonsopprettingspunkter, informasjonsbehandlingspunkter, informasjonslagringspunkter og direkte brukere av informasjon. Dokumentflyter er svært forskjellige i type dokumenter og deres innhold, modus og syklisitet, bevegelsesmetoder osv.
Dokumentflyter i en organisasjon (som betyr også bedrifter) er delt inn etter retning i innkommende og utgående. Hver type flyt må skilles fra hverandre for å unngå feil og forvirring i arbeid med dokumenter.
Innkommende dokumentflyt består av dokumenter som kommer til organisasjonen per post, e-post, brakt med vilje (med bud). Dokumenter ved inngangen skal sorteres, unødvendig - fjernes til søpla. Nødvendige eller mulig nødvendige dokumenter bør registreres i journaler (papir eller elektronisk) som angir mottaksdato, navnet på dokumentet og dets detaljer (dato for dokumentet, navn på avsender osv.), den organisatoriske enheten som dokumentet ble sendt.
Utgående dokumentflyt består av dokumenter opprettet ogutstedt eller behandlet av organisasjonen. Alle utgående dokumenter må tildeles et serienummer, de kontrolleres for tilstedeværelsen av nødvendige detaljer og deres korrekthet, de må registreres i journalene som angir datoen (som regel er dette datoen dokumentet ble signert), utgående nummer og koden til avdelingen som utarbeidet dokumentet.
Hvis det er umulig å behandle dokumentflyten umiddelbart (den kraftige økningen), er det nødvendig å øke antall ansatte som behandler dokumenter for å unngå feil og forsinkelser, som ofte er svært kostbare for organisasjonen.
Typer dokumentflyt kan være svært forskjellige, alt avhenger av typen aktivitet til organisasjonen og metodene for arbeidet.
For store organisasjoner og bedrifter er en riktig strukturert dokumentflyt like viktig som flyten av materialer eller produkter. For store dokumentstrømmer utvikles og brukes til og med dokumentarteknologiske prosesser.
Konseptet med eksterne og interne dokumentflyt
I tillegg til inngående og utgående informasjon i en organisasjon, internt, d.v.s. informasjon opprettet og brukt kun i organisasjonen selv. Denne informasjonen kan ha en viss grad av hemmelighold og ikke være offentlig tilgjengelig selv innenfor samme avdeling. Brevveksling mellom avdelinger i samme organisasjon aksepteres vanligvis ikke. For dokumentarisk kommunikasjon benyttes såk alte servicenotater (rapporter, forklarende notater, attester) signert av avdelingslederne. I tillegg til notater iorganisasjoner driver bestillinger, instruksjoner, sertifikater, teknisk dokumentasjon og annen dokumentasjon.
Den interne dokumentflyten av disse grunnene må være tydelig regulert slik at hemmelig informasjon ikke faller inn på offentlige steder, selv i form av utdrag eller deler. Derfor er innsideinformasjon ikke ment å gå utover organisasjonen, og noen ganger utover grensene til én enhet. I dette tilfellet overføres slik informasjon fra avdeling til avdeling kun med tillatelse fra avdelingslederen og blir nødvendigvis registrert under overføring (selv til organisasjonens arkiv) i spesielle journaler som indikerer mottakeren og bekrefter hans myndighet til å motta (tillatelse til å arbeide med dokumenter).
Dokumentflytparametere
Dokumentflyt er et komplekst system preget av følgende parametere:
- innhold (eller hvilke funksjoner det utfører);
- struktur;
- modus og sykliskitet;
- direction;
- volume;
- other.
Innhold eller funksjonalitet
Denne dokumentflytparameteren er en liste over dokumentene som brukes av organisasjonen og sammensetningen av informasjonen i disse dokumentene. Denne verdien er konstant for et lite antall organisasjoner hvis aktiviteter er veldig spesifikke og konstante over tid (vanligvis er disse domstoler, arkiver, registre og andre ikke-produksjonsorganisasjoner). For de fleste organisasjoner, spesielt produksjon, er dokumentflyten en ikke-konstant verdi som endresavhengig av ulike endringer: type aktivitet, partnere, teknologier, materialer, lovverk og andre krav til endring av produksjon og midlertidige endringer.
Dokumentflytstruktur
Konseptet og strukturen til arbeidsflyten kan beskrives av funksjonene som klassifiseringen av dokumenter og deres indeksering er gitt med, hele orienteringssystemet dannes i referanseapparatet til organisasjonens dokumenter. Vanligvis tilsvarer en slik struktur typen og formålet med dokumentflyten.
Modus og sykluser
Disse parameterne bestemmer endringene i belastningen av informasjon som kommer inn over tid. Dette er for eksempel en kraftig økning i arbeidsmengden med personmapper til søkere ved en utdanningsinstitusjon under opptakskampanjen eller med studentenes dokumenter under øktene og konfirmasjonen.
Slike endringer er relatert til organisasjonens interne rytmer og er vanligvis ganske forutsigbare og planlagte.
Endringer i dokumentflytretning
Disse endringene er knyttet til innholdet i informasjonsbehandlingsenhetens arbeid. Dette er forskjeller i måtene å registrere dokumenter på, måter å overvåke fristene for utførelse av dokumenter på, måter å gjøre seg kjent med dem på, og spesielt godkjenning og koordinering av ulike dokumenter. Endringer i retning av dokumentflyt vil også bli påvirket av interne endringer i struktur og retning i organisasjoner.
Dokumentflytvolum
Volumet av dokumentflyt er mengdendokumenter (både originaler og kopier), som kan uttrykkes både ved antall dokumenter i seg selv og ved antall ark, tegn, antall utøvere og personer som dokumentet er avt alt med. For eksempel antall partnerorganisasjoner du må avtale en kontrakt med, eller som du må signere den med.
Organisasjonens arbeidsflyt inkluderer det totale antallet dokumenter i alle flyter.
Forbedring av arbeidet med dokumentflyt i organisasjonen
For å forbedre dette arbeidet er det nødvendig å studere hele papirarbeidsprosessen, etablere klare anbefalinger som gjør prosessen teknologisk kompetent: fjern duplisering ved arbeid med dokumenter, utelukk dokumentgodkjenning fra avdelinger som ikke er relatert til den. Jo større dokumentflyt, jo mer belastet administrasjonsapparatet i organisasjonen, eller i det minste det meste.
Et av hovedpoengene med å forbedre arbeidet til personell med dokumenter er nivået på deres faglige opplæring i alle stadier av dokumentflyten, optimal arbeidsmengde for personell, tydelig regulering av arbeidet med et dokument i hver avdeling.
Regulering og standardisering med store dokumentflyter gjør det mulig å bruke mekanisering og kontorautomatisering, redusere antall ansatte som jobber med dokumenter til optim alt antall.
Dessverre er informasjon om volumet av dokumentflyt vanligvis undervurdert på grunn av ufullkomne regnskapsmetoder.
Basicmodernitetskrav for dokumentflyt
- Regularitet. Enhver overbelastning eller svikt i informasjonsflyten i menneskelig aktivitet fører til forstyrrelse av hele systemet som helhet. En økning i dokumentvolumet må vurderes og planlegges på forhånd.
- Kontrollerbarhet. Informasjonsflyten kan og bør styres. Kontorsystemet skal ikke bare være stabilt, men også fleksibelt i drift; ansatte bør være universelt opplært i all kontordrift.
- Kontinuerlig forbedring av effektiviteten til arbeidsflyten gjennom rasjonalisering, mekanisering og automatisering av arbeidskraft.
- Regelmessig sammenstilling og oppdatering av ruteteknologiske kart over bevegelse av dokumenter med indikasjoner på tidsfrister, utøvere osv.
- Standardisering av dokumenter, metoder for behandling av dem, riktig arkivering, angivelse av lagringssteder for hvert dokument øker søket etter dokumenter og arbeid med dem.
